Como escolher o nível de segurança para cada tipo de documento

Como escolher o nível de segurança para cada tipo de documento

Não existe um único nível de segurança "certo" para assinatura eletrônica — a escolha certa depende do risco do documento, de quem está assinando e do que você precisa conseguir provar depois, caso alguém conteste a assinatura. Um comunicado interno de baixo risco não pede o mesmo cuidado que um contrato de valor alto ou uma procuração, e usar mais segurança do que o necessário só cria atrito para quem assina, sem ganho real.

A boa prática é responder duas perguntas antes de escolher: (1) o quanto esse documento pode ser contestado no futuro, e (2) o quanto você precisa comprovar não só que a pessoa concordou, mas quem exatamente ela é. Documentos simples pedem menos evidência. Documentos sensíveis, de valor alto ou que transferem poderes pedem mais camadas de comprovação — e, em alguns casos, certificado digital.

Os perfis de evidência, em resumo

Plataformas de assinatura eletrônica costumam organizar a segurança em perfis (ou níveis) de evidência, cada um exigindo um conjunto diferente de comprovações de quem assina — do simples aceite de um termo até a assinatura com certificado digital ICP-Brasil. Quanto mais evidência um perfil reúne (traço da assinatura, código de verificação, foto, certificado), mais forte fica a comprovação de autoria e mais difícil contestar depois.

Vale uma ressalva importante: nenhum perfil, por si só, "garante" validade jurídica de um documento. O que ele garante é uma trilha de evidências mais ou menos robusta para sustentar essa validade — que sempre depende também do tipo de ato, do setor e do entendimento que um tribunal venha a ter sobre o caso concreto. Feita essa ressalva, veja como pensar por tipo de documento.

Comunicados, avisos e confirmações de leitura

Para avisos internos, atualizações de política ou confirmações de "li e estou ciente" — situações de baixo risco em que o que importa é registrar que a pessoa viu e concordou — um nível mais simples de assinatura já cobre a necessidade. Não faz sentido pedir foto ou código de verificação por WhatsApp para confirmar a leitura de um comunicado de RH.

Termos de consentimento e autorizações simples

Termos de consentimento (uso de imagem, participação em evento, autorização de dados pessoais) também costumam viver na faixa mais simples: o essencial é ter o traço da assinatura e o aceite dos termos registrados. Se o consentimento envolver algo mais sensível — por exemplo, uma autorização que pode aparecer em uma disputa judicial — vale subir um degrau e acrescentar um fator que comprove que quem assinou realmente controla o e-mail ou telefone informado, por meio de um código de verificação enviado no momento da assinatura.

Contratos de prestação de serviço e propostas comerciais

Contratos comerciais do dia a dia (prestação de serviço, aditivos, propostas fechadas) tipicamente pedem mais do que apenas o traço da assinatura: você quer ter razoável certeza de que foi aquela pessoa — dona daquele e-mail ou telefone cadastrado — quem assinou. Um código de verificação enviado por WhatsApp, SMS ou e-mail no momento da assinatura resolve bem esse cenário para a maioria dos contratos comerciais.

Contratos de trabalho e documentos de RH

Contrato de trabalho, termo de rescisão, acordo de confidencialidade — documentos de RH que criam obrigações relevantes e que podem ser revisitados anos depois, mesmo raramente contestados no curto prazo. Aqui, quanto mais robusta a evidência, melhor: combinar código de verificação com uma foto de quem assina no momento da assinatura entrega uma comprovação de identidade mais forte do que qualquer um dos dois isoladamente, o que ajuda bastante se o vínculo empregatício algum dia for questionado.

Procurações e documentos que transferem poderes

Procuração é um caso em que a identidade de quem assina importa mais do que em quase qualquer outro documento — é literalmente alguém autorizando terceiros a agir em seu nome. Vale considerar o nível mais completo disponível para assinatura online, combinando código de verificação e foto. Se o outorgante já possuir certificado digital ICP-Brasil (tipo A1, em arquivo, ou A3, em token ou cartão), esse é justamente o cenário em que optar pela assinatura com certificado costuma fazer mais sentido: ele reforça a identificação de quem assina de um jeito que nenhuma combinação de código e foto substitui.

Contratos de alto valor e atos que pedem certificado digital

Para operações de valor elevado, contratos societários, ou qualquer ato em que a organização já exija (ou o signatário já possua) certificado digital ICP-Brasil, faz sentido usar a assinatura com certificado em vez da assinatura desenhada na tela. É o nível mais robusto disponível hoje em assinatura eletrônica, pensado para os casos em que se busca o mais próximo de uma assinatura de próprio punho reconhecida em cartório.

Assinatura presencial, sem acesso à internet

Nem todo signatário tem smartphone ou conexão estável — trabalhadores de campo, pessoas idosas, ou situações em que a assinatura precisa acontecer na hora, presencialmente. Para esses casos existe um fluxo em que um operador da própria empresa registra o aceite ao lado do signatário, funcionando como testemunha do processo. É a alternativa quando o fluxo totalmente online não é viável, e não deve ser confundida com "menos segura" — a presença de um operador humano é, ela mesma, uma forma de evidência.

O nível de segurança não substitui o bom senso jurídico

Escolher o perfil certo reduz risco e fortalece a prova de quem assinou, mas não substitui uma avaliação jurídica caso a caso. A Lei 14.063/2020 organiza as assinaturas eletrônicas em categorias diferentes, e qual delas é adequada — ou exigida — para um tipo específico de ato pode variar conforme o setor, o que foi acordado entre as partes ou uma decisão judicial futura. Na dúvida sobre um documento específico, o caminho é consultar a equipe jurídica da sua empresa antes de decidir o nível de segurança: a plataforma entrega as ferramentas de evidência, mas não substitui esse julgamento.

Comece com o nível certo desde o primeiro envio

Saber qual nível de segurança faz sentido para cada documento é metade do caminho — a outra metade é ter uma plataforma que deixa escolher isso envelope por envelope, sem complicar o fluxo de quem assina. Crie sua conta no e-Social Sign e comece a enviar documentos com o nível de evidência certo para cada situação.